国际河流水电开发生态环境研究工作委员会

公文处理管理办法（暂行）

        为了加强国际河流工作委员会的公文管理，提高公文质量和办事效率，使之规范化、制度化、科学化，根据国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》的有关规定，结合国际河流工作委员会的实际情况，特制定本办法。

 一、   公文种类及发文形式

（一）公文种类

国际河流工作委员会通常使用的公文种类有：通知、决定、通报、请示、报告、函、会议纪要等。

（二）发文形式：

1、对外发文必须使用文头为红字的"国际河流工作委员会文件"专用发文纸。发文编号排序为："水电国际河流［××××］××号，如：水电国际河流［2012］01号。

2、国际河流工作委员会部门发文，发文编号排序为：水电国际河流×字［××××］××号，如：水电国际河流秘字［2012］01号、水电国际河流财字［2012］01号等。

3、国际河流工作委员会内部一些事项的通知、通告等文件，按其重要程度的不同，也可不标注发文编号，只使用带有国际河流工作委员会字样的信函纸，加盖公章即可。

4、发文编号一律由办公室统一编排。

二、   公文的一般格式

        公文的格式一般包括：文件的头、发文的号、标题、签发人、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位、抄送单位以及秘密等级，急缓程度等。

（一）文件的头。即发文单位的全称。联合发文，主办单位居首位。

（二）文字字号。包括总会、部门代字、年号、顺序号。年号要使用公元全称。

（三）公文标题。由公文主要内容和文种两部分组成。

（四）签发人。上行公文应在文头红线上方，发文字号的右方打印签发人姓名，以示负责。

（五）主送单位。写明全称，按其性质级别或惯例依次排列。

（六）正文。即公文文体，如层次、结构较多，分条的标识方法是：

第一级：一、二、三…

第二级：（一）、（二）、（三）…

第三级：1、2、3…

第四级：⑴、⑵、⑶…

（七）发文时间。即文件最后落款日期，以负责领导签发的日期为准。几个单位联合发文以最后签发的日期为准。会议通过的文件，以通过日期为准。

（八）印章。印发公文一律加盖印章，并应齐年压月。几个单位联合发文应在落款处打印单位名称，主办单位排列在前。

（九）主题词：上行文应标写主题词，按要求根据公文的主要内容概括出规范的词汇，标写在公文日期下方，抄送单位上方。

（十）抄送单位。按上行、平行、下行顺序排列。

三、   行文规则

（一）国际河流工作委员会各部门对外、对上行文均要以国际河流工作委员会的名义。

（二）行文应一事一文。

（三）一般不得越级行文，一般不要写给领导者个人，特别紧急时，应由领导本人签名后发出，可不编文号。

四、   公文的办理

（一）收文办理。收到公文由办公室统一分发，署名个人，分发给个人。

其余文件根据内容分类进行登记，登记后文件由办公室根据内容请秘书长阅示并批转有关部门办理，并办理签收手续。各部门收到分转承办的公文应及时按要求办理，不得推诿、延误。确认不属于本部门承办的公文应及时退回办公室，不得积压或自行处理。公文催办由办公室负责。

（二）发文办理

1、拟稿。按规定的公文格式行文，并使用国际河流工作委员会统一稿纸和公文用纸。公文内容情况属实、条理清楚、层次分明、文字简练。人名、地名、数字、引文应准确，时间要写明年月日。引用公文要注明标题和文号，并加包括。拟稿完成后，由副秘书长负责核稿，核稿后签字。公文涉及国际河流工作委员会内部有关部门的，应请有关部门会签。

2、签发。签发视文件重要程度而定，国际河流工作委员会重大活动，如换届等，所有文件由国际河流工作委员会主任签发，平时日常文件由国际河流工作委员会秘书长或秘书长授权常务副秘书长签发。签发栏内签署姓名、时间。

3、核稿。签发前的文件必须严格把关，全面审核，没有问题的稿件，方可签发。

4、校对、打印（复印）由办公室负责完成。

5、用印。公文发出要加盖印章，一般对外国际河流工作委员会发文应用国际河流工作委员会印章，特殊情况，视文件的重要程度而定，也可加盖秘书处印章。

五、   公文的归档、立卷、销毁

（一）公文的发文，收文办理完毕后，应及时归档。部门应将处理完毕后的文件底稿、附件、签报、批示等有关材料收集齐全，按规定完整交办公室，由专人统一整理立卷。办公室对归档文件进行管理，个人不得保存应归档的公文。

（二）专门档案，如：财务档案、技术档案等材料的归档，按专业性质特点和专业技术要求规定，立卷归档。

（三）没有必要存档的公文经过鉴定和主管领导批准后，方可办理销毁。